Aalto-yliopiston tietosuojapolitiikka
Tietosuojapolitiikan tarkoitus on määritellä ne pääperiaatteet, vastuut ja toimintatavat, joita yliopistossa noudatetaan henkilötietoja käsiteltäessä.
Tietosuoja
Henkilötietojen suoja on jokaisen perusoikeus
Yliopistossa tietosuojaa toteutetaan osana kaikkia perustehtäviä: tutkimusta, opetusta, yhteiskunnallista vuorovaikutusta. Tehtäviä tukevissa palveluissa kuten opintopalveluissa, IT-palveluissa, HR-palveluissa ja kiinteistöpalveluissa tietosuojan huomioon ottaminen on samoin keskeinen osa toimintaa. Jokaisen aaltolaisen tietosuoja- ja tietoturvaosaaminen on tärkeää tietosuojan toteutumiseksi.
Mitä tietosuoja on?
Tietosuojalla tarkoitetaan jokaisen oikeutta henkilötietojen suojaan.
±á±ð²Ô°ì¾±±ôö³Ù¾±±ð»å´Ç±ô±ô²¹ tarkoitetaan mitä tahansa tietoa, joka liittyy tunnistettuun tai tiedon tai tietojen yhdistelyn avulla tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön. Erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvat sellaiset arkaluonteiset tiedot kuten terveystiedot, uskonnollinen vakaumus tai poliittiset mielipiteet - niiden käsittelylle on tietosuoja-asetuksessa erityisiä edellytyksiä.
Henkilötietojen suojaaminen ja huolellinen käsitteleminen on
- eettisesti ja oikeudellisesti kestävä toimintatapa: Aalto-yliopiston eettiset periaatteet
- yliopiston velvoite, joka perustuu useisiin lakeihin kuten Euroopan tietosuoja-asetukseen ja työelämän tietosuojalakiin
- osa jokaisen aaltolaisen ammattiosaamista, kuten tutkimuseettisesti kestäviä tutkimustapoja sekä opettamisen ja opintoneuvonnan toteuttamista ja opiskelijoiden opettamista digitaalisessa toimintaympäristössä toimimiseen.
Tietoturva on keskeinen tapa toteuttaa ja varmistaa tietosuojaa.
Mitä jokainen voi tehdä tietosuojan eteen?
- Opettele tunnistamaan ja luokittelemaan käsittelemäsi tiedot ja henkilötiedot. Pidä tietosuojaosaamisesi ajan tasalla osallistumalla koulutuksiin.
- Noudata yliopiston tietoturvaohjeita ja käytä vain yliopiston tarjoamia palveluja ja sovelluksia. Älä siirrä tarpeettomasti henkilötietoja järjestelmien ulkopuolelle.
- Suunnittele ja vähennä henkilötietojen käsittelyä: varmista, että vain tarpeellisia henkilötietoja käsitellään tarkoituksen ja työtehtävien toteuttamiseksi. Erityisen tärkeää henkilötietojen käsittelyn suunnittelu on kehittämistehtävissä, uudistettaessa toimintaa tai otettaessa uutta järjestelmää tai sovellusta käyttöön.
- Informoi ja jaa tietoa: kun henkilötietoja kerätään ja käsitellään, tulee henkilöitä informoida selkeästi ja ennakolta. Tutustu yliopiston tietosuojailmoituksiin.
- Poista säännöllisesti tietoja, dokumentteja ja viestejä, jotka ovat tarpeettomia. Älä säilytä tietoja vain vastaisen varalta. Korjaa vanhentuneet tiedot.
- Ilmoita viipymättä, jos havaitset tai aiheutat tietosuoja- tai tietoturvapoikkeaman: tietosuojapoikkeamia ovat esimerkiksi puutteelliset tai virheelliset tiedot, oikeudeton pääsy toisen tietoihin, väärälle taholle mennyt viesti tai julkaisu tai henkilötietojen vuotaminen järjestelmästä. Ilmoitukset sähköpostitse security@aalto.fi.
Voit olla tietosuojaan liittyvissä neuvonta- ja koulutustarpeissa yhteydessä yliopiston tietosuojavastaavaan: tietosuojavastaava@aalto.fi.
Tutustu tarkemmin tietosuojan toteuttamiseen yliopistolla
Tietosuoja ja henkilötietojen käsittely Aalto-yliopistossa
EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (General Data Protection Regulation, GDPR) sovelletaan kaikissa EU:n jäsenmaissa.
Henkilötietojen käsittely tutkimuksessa
Tämän ohjeistuksen kohderyhmänä ovat Aalto-yliopiston tutkijat sekä tutkijoita tukeva palveluhenkilöstö. Tässä ohjeessa on pyritty kuvaamaan käytännönläheisesti ne kysymykset, jotka tutkijan tulee pohtia sekä dokumentit, jotka tulee valmistella, jos tutkimuksessa kerätään ja käsitellään henkilötietoja.
Tietosuojailmoitukset
Sivulta löytyvät Aalto-yliopiston tietosuojailmoitukset. Kukin tietosuojailmoitus antaa tietoa henkilötietojen käsittelyn tarkoituksista ja oikeusperusteista yliopistolla samoin kuin rekisteröityjen oikeuksista. Ilmoituksesta on käytetty myös nimityksiä rekisteriseloste tai tietosuojaseloste.