ºÚÁÏÍø

Voimassa 16.11.2022 alkaen 
Päivitetty 12.9.2025
 

Tässä tietosuojailmoituksessa kerrotaan, miten henkilötietojasi käsitellään Aalto-yliopiston

• asianhallintajärjestelmässä (SAHA)
• pitkäaikaissäilytys- ja julkaisujärjestelmässä (Aalto Repository)
• allekirjoituspalvelussa (Aalto Sign)
• yliopiston pitkään tai pysyvästi arkistoiduissa kokoelmissa

Miksi ja millä perusteella Aalto-yliopisto käsittelee henkilötietojasi?

±á±ð²Ô°ì¾±±ôö³Ù¾±±ð³Ù´ÇÂá±ð²õ¾± käsittelyn tarkoitus on Aalto-yliopiston tehtäviin kuuluvan päätöksenteon sekä yliopiston muiden keskeisten asioiden ja asiakirjojen käsittely sekä rekisteröiminen seurantatarkoituksessa yliopiston tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti.

Allekirjoituspalvelun (Aalto Sign) henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on asiakirjojen sähköinen allekirjoitus sekä allekirjoituspyynnön luominen ja lähettäminen.

Yliopiston pitkään ja pysyvästi säilytettävät arkistokokoelmat sisältävät sähköisen asiarekisterin lisäksi tutkimustarkoituksessa kerättyjä arkistokokoelmia, jotka muodostuvat yliopiston tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti tai on arkistoitu dokumentoimaan yliopiston toimintaa.

Arkistoidut kokoelmat kuvaavat yliopiston toimintaa ml. tutkimus ja opetus.

±á±ð²Ô°ì¾±±ôö³Ù¾±±ð³Ù´ÇÂá±ð²õ¾± käsittelyn oikeusperuste on laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (julkisuuslaki 621/1999) ja laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019). Tietoja käsitellään tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Mitä henkilötietojasi Aalto-yliopisto kerää ja käsittelee?

Käsiteltävät henkilötiedot voidaan jaotella seuraavasti ja ne on saatu seuraavista lähteistä:

Asianhallintajärjestelmä SAHA:n (Triplan Oy:n Tweb) tiedot kerätään pääsääntöisesti yliopiston käsittelyyn saapuvista ja yliopistossa luotavista asiakirjoista, asiakkailta, järjestelmän käyttäjiltä sekä järjestelmään tehtyjen integraatioiden kautta (kuvattu alla).

Järjestelmän käyttäjätiedot päivittyvät automaattisesti Aalto-yliopiston Active Directory’sta (AD). Lähderekistereinä toimivat Aalto-yliopiston Sisu-järjestelmä sekä HR-tietojärjestelmä Workday.

Pitkäaikaissäilytys- ja julkaisujärjestelmä Aalto Repository (Preservica Ltd) sisältää Aalto-yliopiston pysyvästi säilytettävät toimintaa dokumentoivat digitaaliset arkistokokoelmat, jotka voivat olla asiakirjoja, monimedia-aineistoja tai rakenteista metatietoa.

Kokoelmien metatiedot sisältävät aineiston tekijä- ja tallentajatiedot, aineiston mahdollisten kohdehenkilöiden nimitiedot, sekä järjestelmään kirjautuneiden käyttäjien tiedot. Tekijöiden, aineiston ja kuvista tunnistettujen kohdehenkilöiden tiedot on tallennettu järjestelmään aineistoon liittyvän kuvailevan metatiedon pohjalta. Kuvaileva metatieto, mukaan lukien henkilötieto, on kerätty itse aineistosta, luovutuksen yhteydessä joko digitaalisella arkistointityönkalulla tai paperisesta luovutussopimuksesta. Riippuen aineistosta, tallennettuja tietoja on minimissään etunimi ja sukunimi. Aalto-yliopiston toiminnassa syntyneissä viranomaisen asiakirjoissa voi olla lisäksi mm. nimike, sähköposti, Aalto-tunnus, oppija- ja opiskelijanumerot, syntymäaika.

Järjestelmään kirjautuneiden käyttäjien tiedot (tallentajat, muut käyttäjät) on poimittu automaattisesti yliopiston AD-järjestelmästä (etunimi, sukunimi, sähköposti, ip-osoite, Aalto-tunnus). Aalto Repositoryn käyttö laajenee vaiheittain käsittämään kaiken yliopiston pysyvästi säilytettävän aineiston ja tietosuojailmoitus päivittyy tältä osin.

Allekirjoituspalvelu Aalto Signia (Sarake Oy:n Sign) käytetään yliopiston sähköiseen allekirjoittamiseen. Aalto Signia käytetään asiakirjojen allekirjoittamiseen sekä suoraan että integraatioiden kautta (kuvattu alla). Allekirjoittamisen yhteydessä asiakirjan metatietoina kerättyjä henkilötietoja ovat etu- ja sukunimet, puhelinnumero, sähköpostiosoite sekä nimike.

Näiden lisäksi vahvan tunnistautumisen yhteydessä allekirjoituspalvelu käsittelee allekirjoitustapahtuman yhteydessä allekirjoittajan henkilötiedoista seuraavat: henkilötunnus, syntymäaika, sukupuoli, käyttäjätunnus, allekirjoitus ja IP-osoite. Allekirjoitettu asiakirja ja siihen liittyvät metatiedot poistetaan automaattisesti järjestelmästä 90 vuorokauden kuluttua sähköisen allekirjoituksen tekemisestä.

Aalto Sign liittää asiakirjaan sähköisen allekirjoitusvarmenteen lisäksi allekirjoittajan etu- ja sukunimet Aalto-yliopiston AD:n, Digi- ja väestötietoviraston tai puhelinoperaattorin varmenteen mukaisesti. Frends vastaanottaa allekirjoitetun asiakirjan ja vie sen metatietoineen SAHA-järjestelmään, jossa sitä säilytetään joko tiedonohjaussuunnitelman (TOS) mukaisesti tai kirjaamattomana asiakirjana kaksi vuotta.

Aalto-yliopiston pitkään tai pysyvästi säilytettävät arkistojen sisältämät henkilörekisteritiedot kerätään muiden kuin asianhallintajärjestelmän osalta kunkin toimintokokonaisuuden tietosuojailmoituksessa mainitulla tavalla yliopiston tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti.

Kenelle Aalto-yliopisto voi luovuttaa henkilötietojasi

Tietoja käsittelevät ³§´¡±á´¡-Âáä°ùÂá±ð²õ³Ù±ð±ô³¾Ã¤²õ²õä vain ne Aalto-yliopiston työntekijät tai Aallon toimeksiannosta ja lukuun toimivat henkilöt, joilla on oikeus henkilötietojen käsittelyyn.

SAHA-järjestelmästä on tehty integraatio julkisten ja julkaistavissa olevien asiakirjojen osalta Aalto-yliopiston Aalto-yhteisölle rajattuun aalto.fi-sivuston intranet-osioon. Valitut julkiset ja julkaistavissa olevat päätökset tai muut asiakirjat ovat haettavissa linkkinä SAHA-järjestelmästä. Rajapinta ei päästä läpi osittain salassapidettäviä, salassapidettäviä tai muutoin ei-julkaistavaksi määriteltyä sisältöä. Ko. asiakirjat pitävät sisällään päätöksentekijän ja valmistelijan etu- ja sukunimitiedot, sekä joissain tapauksissa päätöksen kohteen etu- ja sukunimitiedot (esimerkiksi päätös professorinimityksestä).

SAHA-järjestelmästä on tehty integraatio CRM-järjestelmään, jossa Aalto Startup Center (ASUC)-sopimusten ja keksintöilmoitusten tietojen yhteydessä näkyy linkki sopimusasiakirjaan rajatuille käyttäjäryhmille. Sopimuksessa näkyy Aallon yhteyshenkilön ja allekirjoittajan etu- ja sukunimi.

Pitkäaikaissäilytys- ja julkaisujärjestelmässä (Aalto Repository) aineistoja käsittelevät vain Aalto-yliopiston työntekijät, joille on myönnetty oikeudet järjestelmään. Julkaistut aineistot haravoidaan kansalliseen Finna-palveluun (finna.fi) ja Aalto-yliopiston arkiston omaan Finna-näkymään (aaltoarkisto.finna.fi). Lisäksi julkaistut aineistot ovat käytettävissä Aalto Repositoryn omassa portaalissa osoitteessa repo.aalto.fi.

Aalto Signissa allekirjoitettava asiakirja ja sen tiedot näkyvät vain asianosaisille. Asiakirjan katsominen vaatii kirjautumisen.

Henkilötietoja ei muutoin lähtökohtaisesti luovuteta järjestelmistä tai arkistosta kuin asianosaisille.

Henkilötietoja voidaan kuitenkin tarvittaessa luovuttaa viranomaiskäyttöön ja käyttää tutkimustarkoituksessa.

Asianhallintajärjestelmä SAHA:an, Aalto Signiin tai Aalto-yliopiston pitkään tai pysyvästi säilytettäviin arkistokokoelmiin sisältyvää henkilötietoa ei lähtökohtaisesti siirretä.

I) Vastaanottajat, jotka käsittelevät henkilötietojasi:
Asiakirjahallintapalveluiden järjestelmätoimittajat

II) Vastaanottajat, jotka määrittävät henkilötietojesi käsittelyn tarkoitukset itsenäisesti:
Kirjaamo ja arkisto luovuttavat tietoa julkisuuslain mukaisesti mm. viranomaisille (viranomaisen tehtävien toteuttamiseksi), toimittajille (journalistinen tarkoitus) ja arkiston muille asiakkaille (tutkimus- tai henkilökohtainen käyttö). 

Henkilötietojen siirto kolmansiin maihin

Yliopiston tietosuojapolitiikkana on noudattaa erityistä huolellisuutta, jos henkilötietoja siirretään EU:n ja European Economic Area -alueen (EEA) ulkopuolelle maihin, jotka eivät tarjoa EU:n tietosuoja-asetuksen mukaista tietosuojaa. Henkilötietojen siirtäminen EU:n ja EEA-alueen ulkopuolelle suoritetaan tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti käyttäen esimerkiksi mallisopimuslausekkeita tai muita tietosuoja-asetuksen mukaisia suojatoimenpiteitä.

Miten Aalto-yliopisto suojaa henkilötietojasi?

Tietoturvasta huolehtiminen on Aalto-yliopistolle tärkeää.  Aalto-yliopistolla on käytössä asianmukaiset tekniset, organisatoriset ja hallinnolliset turvallisuusmenettelyt, joilla suojataan kaikkia henkilötietoja katoamisen, väärinkäytön, luvattoman käytön, luovuttamisen, muutosten ja tuhoamisen varalta.

1. Manuaalinen aineisto säilytetään ensisijaisesti Aalto-yliopiston arkistossa, johon on pääsy vain tietoon oikeutetuilla. Ennen lopullista luovutusta arkistoon, osaa aineistoa säilytetään aineiston muodostamisesta vastaavan Aalto-yliopiston yksikössä ja pääsy on rajattu vain tietoon oikeutetuille.
2. Sähköisesti talletetut tiedot ja asiakirjat säilytetään Aalto-yliopiston asianhallintajärjestelmässä (SAHA, tuotenimi Tweb), jonka toimittajana on Triplan Oy. Palvelussa olevaan aineistoon pääsy on rajattu vain tietoon oikeutetuille. Palvelimet sijaitsevat Aalto-yliopiston konesalissa Suomessa. Palvelimille pääsy on rajattu vain palvelua ja palvelimia Aalto-yliopiston ja toimittajan puolelta ylläpitäville IT-asiantuntijoille. Pääsy on rajoitettu verkkosuojauksin ja henkilökohtaisilla tunnuksilla ja salasanoilla.
3. Aalto-yliopiston pitkään tai pysyvästi arkistoidut aineistot säilytetään yliopiston pitkäaikaissäilytys- ja julkaisujärjestelmässä Aalto Repositoryssa, joka on SaaS-palvelu. Palvelussa oleva aineisto on julkista, mutta järjestelmässä pääsy on rajattu vain tietoon oikeutetuille. Palvelua ylläpitää toimittaja (Preservica Ltd), ja palvelua ja palvelimia ylläpidetään EU-alueella.

Muu kuin asianhallintajärjestelmä SAHA:sta kertyvä Aalto-yliopiston pitkään tai pysyvästi säilytettäviin arkistokokoelmiin kuuluva aineisto kerätään Aalto-yliopiston tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti.

Päivitykset tietosuojailmoitukseen

Aalto-yliopiston toimintaa kehitetään jatkuvasti ja palveluprosesseja integroidaan asiakirjahallintapalveluiden tietojärjestelmiin. Tätä tietosuojailmoitusta päivitetään tarvittaessa ja uusimman päivityksen päivämäärä merkitään ilmoitukseen.

Miten käytät oikeuksiasi?

Rekisterinpitäjänä on Aalto-yliopisto. Pyrimme tällä kuvauksella tietosuojakäytännöistämme antamaan selkeän kuvan henkilötietojen käsittelystämme. Jos jokin osa toteuttamastamme henkilötietojen käsittelystä jää kuitenkin edelleen epäselväksi, emme ole onnistuneet pyrkimyksessämme. Tällöin voit esittää käsittelyä koskevia pyynnön tai tarkentavia kysymyksiä seuraavassa kuvatuin tavoin:

Voit käyttää edeltävässä kohdassa Henkilötietoihin liittyvät rekisteröidyn oikeudet kuvattuja oikeuksiasi jättämällä tietosuoja-asetuksen mukaisen pyynnön henkilötietoportaalimme kautta:  

Jos sinulla on kysyttävää palvelusta tai jos kyse on yhteystietojen muutoksien ja muiden tavanomaisten muutoksien tekemisestä, voit olla yhteydessä palveluosoitteeseen kirjaamo@aalto.fi.

Rekisterinpitäjä, vastuuhenkilö ja yhteystiedot
Rekisterinpitäjänä on Aalto-yliopisto.
Rekisterin vastuuhenkilönä toimii Susanna Kokkinen
Puhelinvaihde: 09 47001
³§Ã¤³ó°ìö±è´Ç²õ³Ù¾±: kirjaamo@aalto.fi

Voit myös ottaa henkilötietojen käsittelyä koskevissa kysymyksissä ja vaatimuksissa yhteyttä Aalto-yliopiston tietosuojavastaavaan: 
Tietosuojavastaava: Sirpa Syrjälä
Puhelinvaihde: 09 47001
³§Ã¤³ó°ìö±è´Ç²õ³Ù¾±: tietosuojavastaava@aalto.fi

Jos rekisteröitynä koet, että henkilötietojasi on käsitelty tietosuojalainsäädännön vastaisesti, on rekisteröidyllä oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, tietosuojavaltuutetulle (lue lisää: http://www.tietosuoja.fi).

Muut tietosuojailmoitukset

Aalto-yliopisto ylläpitää useita tietosuojailmoituksia. Jos sinulla on esimerkiksi yliopiston käyttäjätunnukset, osallistut yliopiston tilaisuuksiin tai vierailet kampuksellamme, voit saada tietoa henkilötietojesi käsittelystä muiden palvelujen toteuttamiseksi yliopiston tietosuojailmoitusten sivulta Tietosuojailmoitukset | Aalto-yliopisto