������

Kenen vastuulla datan poistaminen ja siivoaminen on?

Tallennustilan omistaja (ryhmähakemistossa esim. tiiminvetäjä) vastaa datan siivoamisen varmistamisesta ja ohjeistuksesta. Tallennustilan käyttäjät vastaavat omasta datastaan.

Datan poistaminen

Yleisesti ottaen kaikki tarpeettomat työmateriaalit voidaan poistaa osana normaalia työtä. Poista luonnokset, työskentelyversiot ja vanhentuneet materiaalit, kun niitä ei enää tarvita. Tallenna kaikki säilytettävät tiedostot ryhmätallennustiloihin. Lue säilytettävän materiaalin ohje. Varaa aikaa säännölliseen siivoukseen ja tärkeän datan arkistoimiseen tiimisi kanssa. 

Jos sinulla on yksityisiä tiedostoja, kuten omia kuvia, jotka eivät liity työhösi tai opiskeluusi, siirrä ne ulkopuoliseen palveluun. Aalto-yliopiston tallennustiloja ei ole tarkoitettu yksityisten tiedostojen säilyttämiseen.

Henkilökohtaisten tallennustilojen lisäksi myös ryhmätallennustiloissa olevia tietoja tulee siivota säännöllisesti. Säilytä tarpeelliset tiedostot ryhmätallennustiloissa. 

Näin siivoat hallitusti:  

1. Määritä tavoite ja rajaus - Aloita päättämällä mitä kokonaisuutta siivoat (esim. projekti, tiimikansio tai kotihakemisto). Määritä samalla, millä periaatteilla tieto säilytetään, arkistoidaan tai poistetaan. Selkeä rajaus helpottaa päätöksentekoa.  

2. Huomioi tiedonohjaussuunnitelman säilytysajat - Muista huomioida tiedonohjaussuunnitelman säilytysajat. Lue lisää tiedonohjaussuunnitelmasta (TOS) täältä.  

3. Hyödynnä hakua ja lajittelua - Tiedostojen järjestäminen koon, päivämäärän tai tiedostotyypin mukaan helpottaa siivoamista. Siivouksen voi aloittaa esimerkiksi suurimmista tai vanhimmista kansioista, sellaisista aineistoista joihin liittyy poistosääntöjä (esim. GDPR) tai sellaisista, joista ei saa selvää.  

Myös kansioiden nimet voivat helpottaa, esimerkiksi “Temp”, “Scratch” ja “Transfer” voivat kertoa vanhentuneesta sisällöstä, kun taas “Arkisto” usein viittaa säilytettävämpään materiaaliin  

4. Poista päällekkäisyydet - Tarkista, löytyykö sama tieto useasta paikasta ja poista turhat kopiot. 

5. Arvioi ymmärrettävyys ja tarpeellisuus - Pohdi ymmärrätkö sisällön ja tarkoituksen, ja ymmärtäisivätkö muutkin. Jos ei, se on todennäköisesti poistettavissa. 

6. Käsittele epävarmat tiedostot hallitusti - Kokoa epävarmat tiedostot yhteen kansioon. Määritä selkeä määräpäivä, jolloin poistat sisällön, jos tarvetta ei ole ilmennyt. 

7. Viimeistele ja dokumentoi - Kun päätökset on tehty, poista tarpeeton tieto ja arkistoi säilytettävä aineisto sovittuun paikkaan. Kirjaa tarvittaessa lyhyesti, mitä on poistettu tai siirretty ja milloin. Tämä helpottaa jatkossa sekä siivousta että tiedon jäljitettävyyttä. 

Huom! Pilvityökaluista löytyy usein valmiita tilanhallinta mahdollisuuksia. Esimerkkinä Microsoftin OneDrive ja Outlook ohjeet (sivu 2).

Huomioitavaa datan poistamisessa

Tallennustilojen turva-asetusten ja varmuuskopioiden takia, datan poistaminen vapauttaa tallennustilaa ��������������ä. Esimerkiksi OneDrivessa ja verkkolevyillä tilaa vapautuu vasta muutaman kuukauden jälkeen.

Tietojen siivous ennen Aallosta lähtemistä

Ennen Aallosta lähtemistä sovi esihenkilön kanssa työtehtäviin liittyvien tietojen siirtämisestä. Niin sanottua kuollutta dataa ei siis tulisi jäädä Aaltoon ilman uutta omistajaa. Omistajuus tarkoittaa datan perään katsomista sekä poistamisen että arkistoimisen kannalta.

Jos henkilö on jo lähtenyt Aallosta

Esihenkilöt voivat poistaa tarpeettomia tietoja. Jos tiedossa ei ole lakisääteistä, sääntöihin tai sopimukseen perustuvaa säilytysvelvoitetta, toisen henkilön tekemää asiakirjaa ei tule säilyttää varmuuden vuoksi. Jaetun materiaalin säilyttäminen on päävalmistelijan vastuulla. 

Kaikki tarpeeton tai kuollut data tulee poistaa. Tämä tarkoittaa dataa, joka:

• on kansiossa, johon millään aktiivisella tilillä ei ole enää pääsyä.
• on käytettävissä, mutta ei ole enää järkevää kenellekään.
• on käytettävissä, mutta ei löydettävissä eli kukaan ei tiedä, mistä etsiä. Esim. unohtunut Teams, wiki-työtila tai verkkolevy (kukaan ei ole kartoittanut).

Mitä, jos data olikin tärkeää?

Tärkeä data tulee säilyttää Tiedonohjaussuunnitelmassa mainitussa järjestelmässä tai verkkolevyllä ja säilytysaika tulee tehdä muillekin selväksi. Säilytysaika voidaan tehdä näkyväksi esimerkiksi lisäämällä se tiedoston tai kansion nimeen tai kirjaamalla tieto metatietoihin. Verkkolevyllä säilöminen vaatii omistajan ja tarkat merkinnät säilytysajoista ja velvoitteista. 

Jos tärkeää dataa on poistettu vahingossa, tiedostot voi yleensä palauttaa esimerkiksi roskakorista tai varmuuskopioilta riippuen, missä data on alun perin sijainnut. 

Ohjeita tiedoston palauttamiseen:

Tiedoston palauttaminen (Windows, Mac, Linux) 

Aallon verkkolevyillä sijaitsevat tiedostot voidaan palauttaa ”snapshot” kopioista tai pitkäaikaisilta varmuuskopioilta. Käyttäjä voi itse palauttaa snapshot-kopion 60 päivän sisällä. Pitkäaikaiset varmuuskopiot säilytetään erikseen ja ovat palautettavissa pyynnöstä (ota yhteyttä IT Service Deskiin servicedesk@aalto.fi).

Ohjeita tiedostojen varmuuskopiointiin:

Tiedostojen varmuuskopiointi (verkkolevyt)

Pilvitallennuspalveluista käyttäjä voi palauttaa tiedoston kyseisen palvelun roskakorista. Esimerkiksi OneDrivessa on moninkertainen roskakori poistetulle datalle. Aalto-yliopistolla ei ole toistaiseksi pilvitallennuspalveluista pitkäaikaisvarmuuskopiointia. Tämän takia pilvitallennus ei sovi tärkeille säilytettäville tiedostoille.