ºÚÁÏÍø

Tehokas datan hallinta sen koko elinkaaren ajan on ratkaisevan tärkeää tallennuksen optimoinnin, tietoturvan varmistamisen sekä oman ja organisaatiosi datan hyödyntämiskyvyn maksimoimisen kannalta. Aallossa käytä tiimikohtaista MS Teams tilaa tai Teamwork/Work-verkkolevyä.

1. Suunnittele etukäteen yksikkösi/ryhmäsi kanssa: Huomioi mahdolliset sopimukset, tiedon jakaminen, työn jatkuvuus ja arvioi etukäteen, kuinka paljon dataa tuotat tai keräät ja minne. Tarkista ja päivitä tarvittaessa TOS ohjeistus ryhmän osalta.
2. Varmista pääsy ja luottamuksellisuus: Määrittele ryhmän omistajuus ja käyttöoikeudet. Pyydä tarvittaessa IT:ltä apua verkkolevyjen käyttöoikeuksien hallintaan. 
3. Ylläpidä ja siivoa: Varmista tehokas elinkaari selkeällä kansio- ja tiedostonimeämisellä sekä poistamalla tarpeeton data. Poista data lupauksesi mukaisesti ja silloin, kun sille ei enää ole tarvetta. Arvioi, mitä dataa tulee säilyttää ryhmää ja muita varten. 
4. Säilytä ja hyödynnä: Arvioi, riittääkö bittitason säilytys (esim. data voidaan pitää verkkolevyillä). Tarvittaessa ota yhteyttä Aallon arkistoon ohjeiden saamiseksi.
   • Kuinka säilytän dataa tallennustiloissa | Aalto-yliopisto
   • Arkistointi SAHA-järjestelmässä tai verkkolevyllä Arkistointi tehdään SAHA-järjestelmässä tai verkkolevyllä Tiedonohjaussuunnitelmassa (TOS) määriteltyjen ohjeiden mukaisesti. SAHA-järjestelmän käyttöohjeet löytyvät täältä: Electronic Document Management SAHA. TOS määrittelee, miten tiedonhallinta ja arkistointi tulee toteuttaa, mukaan lukien säilytysajat ja käytännöt.
      

Tiedostojen hallinta

Aalto-yliopiston henkilökunta voi tallentaa tiedostojaan sekä pilvipalveluihin että verkkolevylle. Kaikki tallennusratkaisut löytyvät täältä: Tallennusratkaisut-taulukko | Aalto-yliopisto

Pilvipalvelut - aktiivinen tallennus

Microsoftin pilvipalvelut ovat Aalto-yliopiston peruspalvelu pilvipalveluista: 

• Microsoft OneDrive – henkilökohtaisen työdatan tallentamiseen ja jakamiseen esim. luonnokset (tilamäärä rajoitettu)
  Uusi mahdollisuus lisätilaan OneDrive-pilvipalvelussa | Aalto-yliopisto
• Microsoft Teams / Sharepoint– tiimi-, yksikkö-, projekti- ja kokoustyöhön

Lue lisää palveluista: /fi/palvelut/perusohjeet-datan-tallentamiseen#8-usein-kysytyt-kysymykset--erojen-ymmartaminen 

Verkkolevy - säilytys ja iso data

• Aalto Home – henkilökohtaisten  työtiedostojen tallentamiseen esim. sensitiivisemmälle materiaalille
• Work - kustannuspaikkakohtainen verkkolevy esim. lakisääteisen materiaalin säilyttämiseen (jos ei arkistossa)
• Teamwork - ryhmille ja kursseille, jotka tuottavat isoa dataa
   

Pääsynhallinta ryhmien verkkolevyillä

• Sovi omistaja: yleensä ryhmän tai yksikön pitkäaikainen jäsen, joka luo ryhmähakemiston tai pyytää sen luomista. Omistaja: 
  • määrittää käyttösäännöt ja tiedonhallintamenettelyt, 
  • päättää käyttöoikeuksista (ryhmät, oikeustasot) ja hallitsee jäsenten lisäämisen/poistamisen, 
  • nimeää varahenkilön ja ilmoittaa IT‑palveluille omistajan vaihtumisesta, jotta tiedot voidaan päivittää. 
  • omistaja vastaa myös säännöllisistä pääsyn ja tietojen siivouskäytäntöjen tarkistuksista (esim. puolivuosittain). 
  • Jos omistaja ja varahenkilö poistuvat Aallosta, vastuu siirtyy laitoksen/yksikön johtajalle.

Pääsy jaetuille levyille: 

• teknisesti pääsy annetaan aina ryhmille, ei suoraan yksittäisille käyttäjille.
• Kaksi käyttöoikeustasoa: Read‑only (lukuoikeus; oletus) tai Modify (muokkaus/kirjoitus). Pyydä vain tarvitsemasi oikeudet.
• Pidä suunnittelu yksinkertaisena: erityiset/monimutkaiset säännöt (ACL) vältetään, ellei niitä välttämättä tarvita.
• Automaattiset ryhmät päivittyvät yksikkö-/sopimusmuutosten mukaan. Jos roolisi muuttuu ja tarvitset edelleen pääsyn, pyydä omistajaa lisäämään sinut manuaaliseen ryhmään.
• Jos tarvitset pääsyn olemassa olevaan tallennustilaan, pyydä kirjallinen hyväksyntä tallennustilan/kansion omistajalta ja pyydä esimerkiksi IT‑palveluja myöntämään oikeudet.

Työsuhteen päättyminen

Tiedostojen ja henkilötietojen asianmukainen hallinta on tärkeää lakien ja yliopiston käytäntöjen noudattamiseksi. 

• Sovi esihenkilösi kanssa, miten relevantti datasi tallennetaan. Varmista, että kaikki olennainen on arkistoitu Aallon yhteiseen paikkaan ja tarpeeton data poistettu. 
• Aloita datan siivous ja siirto ajoissa! Varaa siirtoprosessille riittävästi aikaa, jotta se sujuu mahdollisimman mutkattomasti.
  
  Työsuhteen päättymisen muistilista | Aalto-yliopisto